Document Management

Documenten zijn een belangrijk onderdeel van uw organisatie zowel voor het bedienen van klanten als voor communicatie onderling binnen uw bedrijf. Onze oplossingen zorgen ervoor dat al deze informatie altijd beschikbaar, veilig en flexibel blijft door het optimaliseren en automatiseren van documentprocessen. Denk dan bijvoorbeeld aan het verwerken van papieren documenten om deze digitaal beschikbaar te maken – vaak een tijdrovend klusje – met een scan en OCR oplossing gaat dit echter een stuk efficiënter.

Werking?
De software voor het scannen van documenten en OCR (tekstherkenning) wordt op een Windows-werkplek of server geïnstalleerd. De software kan dan op twee manieren het document ‘herkennen’:

Zone-OCR
Je kunt van tevoren posities op een bepaald document aangeven waar de software vervolgens kenmerken uithaalt om deze te kunnen lezen. Denk bijvoorbeeld aan de positie van een briefkenmerk, postcode of projectnummer. Ook kan er met barcodestickers of scanformulieren worden gewerkt om documenten te lezen en apart te zetten. Op die manier kan een dossier in een keer worden gescand en hoeft het niet handmatig en gescheiden te gebeuren.

Freeform-OCR
De software kan op basis van algoritmes de tekst lezen. Dit wordt vaak gebruikt om facturen in te boeken. De software herkent dan zelf de leverancier, factuurdatum, factuurnummer en het bedrag.

Na het lezen en scheiden van de documenten maakt de software PDF’s van de documenten en geeft ze een naam en locatie mee zodat ze in de juiste netwerkmappen worden opgeslagen. Mocht de map niet bestaan, dan wordt er een nieuwe map aangemaakt.

Daarnaast bestaat de mogelijkheid om met deze software andere processen aan te sturen, bijvoorbeeld:

  • Database controle op bestaande en ingelezen gegevens
  • Aansturen van processen via email, workflow of SharePoint
  • Aanbieden van PDF + kenmerken aan een digitaal archief

Als je de software voor scanning en OCR gebruikt, dan zal je tijd binnen vier weken worden terugverdiend. Daarnaast kun je, als je de software gebruikt voor de factuurverwerking, al gauw 10 euro per factuur besparen doordat de data automatisch wordt geëxporteerd naar het boekhoudsysteem.

Document Management en Digitaal Archief
Per dag zijn we gemiddeld een uur bezig met het opzoeken van informatie. Het gaat dan vooral om e-mail, Windows verkenner en papieren informatie. Het komt vaak voor dat de informatie die je zoekt niet op de verwachte plek te vinden is. Daarnaast ben je ook veel tijd kwijt met het zoeken van de juiste informatie in het document zelf. Een digitaal archief is hiervoor de juiste oplossing.

Werking?
In een digitaal archief kun je verschillende documenten automatisch in de juiste map opslaan. Dit wordt vaak gebruikt voor documenten zoals: project- en klantendossiers, facturen, werkbonnen, digitale post, email en cv’s.

Je kunt voor elk document kenmerken instellen waar de software op kan zoeken. Denk bij facturen bijvoorbeeld aan de leverancier, het factuurnummer en de factuurdatum. Of bij personeelszaken bijvoorbeeld de datum in dienst, achternaam en het BSN van een medewerker. Als je het document eenmaal gevonden hebt, kun je vervolgens op trefwoord zoeken in het bestand zelf. Alle tekst wordt geïndexeerd, zodat het bestand snel terug te vinden is. Daarnaast kun je met de viewer, die er standaard bij zit, het document meteen inzien waardoor je het niet hoeft te openen in het juiste programma. Als je hebt gevonden wat je wilde hebben, kun je het direct printen of doorsturen.

Met het digitaal archief kun je met allerlei instellingen gebruikersrechten en toegang tot documenten beheren, waardoor het veiliger is dan de gebruikelijke Windows-mappenstructuur. Bovendien kun je het pakket aanvullen met andere functionaliteiten zoals versiebeheer, bewaartermijnen en vernietiging, toegangsmogelijkheden via internet en een functionaliteit waarin je kunt zien wie wat op welke datum heeft gewijzigd. Met deze oplossing bespaar je zo’n 4 uur per week per gebruiker. Zo verdien je binnen 3 maanden het digitaal archiefsysteem terug.

Andere voordelen zijn:

  • Je hoeft het papier niet meer te bewaren
  • Je verliest de informatie veel minder snel
  • De beveiliging op de informatie is veel beter

Faxautomatisering
Als je een fax moet versturen, ben je meestal veel tijd kwijt met het printen van een document, naar de fax lopen en vervolgens wachten bij het apparaat totdat het document verzonden is. Vaak moet ook een fax die ontvangen is, worden overgetypt in een ander systeem. En die kun je ook nog eens kwijtraken.

Door de faxautomatisering kun je met één centrale faxserver al het faxverkeer digitaal verwerken. Je hebt geen aparte faxen of lijnen nodig om je document te kunnen versturen of ontvangen.

Uitgaand
Vanaf je eigen werkplek kun je bestanden als fax versturen vanuit de Windows-verkenner, e-mail of printer driver. Ook kun je papieren documenten scannen naar de e-mail waarna je het document alsnog als fax verstuurt.

Inkomend
De faxen worden als TIF of PDF bestand verzonden aan een e-mailbox of netwerkmap. Je kunt de fax ook laten uitprinten.

Voor verschillende apparaten en systemen is de fax server geschikt. Je kunt deze koppelen aan een CRM- en ERP-systeem, MFP’s, e-mail, SharePoint en Voice over IP telefonie systeem.

Andere voordelen zijn:

  • Je hebt geen losse faxapparaten en minder faxlijnen nodig
  • Je verbruikt minder papier
  • Alle faxen die verstuurd of ontvangen worden, worden opgeslagen op de fax server