MKB

Documentmanagement oplossingen voor het MKB

Voordelen van een goed documentmanagementsysteem voor het MKB

Wat vaak een belangrijke rol speelt in het succes van MKB bedrijven, is het goed beheren, opslaan en analyseren van gegevens. Toegang hebben tot de juiste documenten of datasets is echter niet genoeg. Om waarde leveren en uiteindelijk de winst van Mkb bedrijven te verhogen, moeten deze documenten op de juiste manier worden gescand, opgeslagen en beheerd. Hier komt het hebben van een goed documentmanagementsysteem in het spel. Voor MKB bedrijven zitten voor het gebruik van een documentmanagementsysteem meerder voordelen.

Hoge productiesnelheid met A-merk machines

Het belang van een hoge productiesnelheid is voor MKB bedrijven groot. MKB bedrijven printen en kopiëren immers doorgaans vaak op een dag. Het sneller uitvoeren van een printopdracht is afgerond, hoe efficiënter interne processen van bedrijven verlopen. De hoogwaardige producten van A-merken die ZoSnelPrinten aanbiedt, garanderen dat de eerste print of kopie heel snel uit de machine komt. Iets wat bij andere machines minuten kan duren. Door het wachten op de eerste print of kopie, komt stilstaan rond de werkzaamheden met documenten vaak voor. Door dit proces te versnellen worden deze momenten van stilstaan verminderd.

Beveiliging informatie met beveiligde harde schijven

Doorgaans worden printers en kopieermachines bij MKB bedrijven minder goed beveiligd dan bijvoorbeeld computers. Vaker dan de meeste bedrijven denken, zijn printers en kopieermachines het doelwit van ‘hackers’. Deze cybercriminelen kunnen namelijk de machines op afstand hacken. Hierbij is het voor de hackers mogelijk om vertrouwelijke informatie van de harde schijven van de machines te bemachtigen. De printers en kopieermachines zijn uitgerust met harde schijven die inscripties bevatten. Deze harde schijven beveiligen de machines tegen cyberaanvallen.

Mogelijkheid voor contractovername

Op het moment dat MKB bedrijven nog een huidige leverancier zitten verbonden met een contract, bieden wij bij ZoSnelPrinten hier een oplossing voor. Wij geven MKB bedrijven de mogelijkheid om het contract met de huidige leverancier over te nemen. Wij kijken of het haalbaar is om een goedkoper contract aan te bieden, zonder verlies van kwaliteit binnen uw documentmanagementsysteem. Hiermee bieden wij ondersteuning aan de financiële situatie van onze klanten door het meefinancieren binnen het bedrijf.

Automatisering bij het digitaal maken van fysieke documenten

De software "Optical Character Recognition" (OCR) maakt het voor de machines van ZoSnelPrinten mogelijk teksten te herkennen van documenten en digitale afbeeldingen. Door de documenten te scannen worden deze leesbaar gemaakt en geadministreerd. De geregistreerde informatie wordt vervolgens opgeslagen op de harde schijven van de printers en kopieermachines. Hiermee worden de initieel fysieke documenten digitaal leesbaar en doorzoekbaar gemaakt met PDF’s.

Goed inbranden van fysieke documenten

Veel fysieke documenten worden tegenwoordig nog veel in mappen verwerkt. Na een aantal jaar kan de tekst op het document vervagen, waardoor de tekst niet meer goed leesbaar is. De machines van ZoSnelPrinten branden deze documenten tijdens het printen en/of kopiëren wel goed in. De documenten behouden hierdoor tot wel 10 jaar de nodige kwaliteit en zijn nog steeds goed leesbaar.

Met een documentmanagementoplossing het printverbruik monitoren

Wij stellen onze klanten in het MKB in staat om hun printverbruik te monitoren. Deze optie heet ‘Remote Care’. Remote Care is een kastje dat op de achterkant van de machine kan worden geplaatst. Hierdoor geven wij onze kansen de mogelijkheid om inzicht te geven in de kosten en printvolumes. Dit geeft ook een kans voor ons als serviceprovider, om u op de achtergrond in uw behoefte te kunnen voorzien. De machine geeft bij gebruik van Remote Care een seintje wanneer de toner 10% resterend is, waardoor deze zonder controle of contactmomenten verstuurd kan worden.

Kostenbesparing door de juiste documentmanagement

Er zijn verschillende redenen waarom een juist documentmanagementsystemen kan zorgen voor kostenbesparing binnen het MKB.

Het elektronisch ontvangen van documenten zorgt ervoor dat deze niet meer hoeven worden afgedrukt. Dit verlaagt de afdrukkosten.
Het elektronisch ontvangen, scannen en opslaan van fysieke documenten en wanneer mogelijk weggooit, zal u ook kosten besparen. Het is namelijk niet of minder nodig om grote archiefkasten te hebben voor opslagruimte van de documenten.
U kunt ook kosten besparen op beveiligingskosten en herstelkosten bij calamiteiten, door de beveiligde harde schijven van onze machines.
Taken die normaal middels een handmatig op papier gebaseerd systeem minuten of uren duren, nemen met een digitaal documentmanagementsysteem maar seconden in beslag. Hierdoor zijn medewerkers minder tijd kwijt met het opslaan, delen en opvragen van documenten.

Bij interesse naar een documentmanagementsysteem of extra vragen over de mogelijkheden, kunt u vrijblijvend contact opnemen voor een adviesgesprek.

Wij kunnen niet wachten ú ook te helpen!

Open Offerte aanvragen

Deel op

Home - Markten - MKB

Andere markten

Zie overzicht >

Open Nieuwsbrief aanmelden